Cada ciertos días me ocurre una situación rutinaria dentro de mi trabajo, el cual tiene muy poco de rutinario, la cual es digna de mención: me consultan por algun inconveniente en el inventario de odoo. En algunos casos son bugs del propio sistema o incompatibilidades con algún módulo de terceros, pero es sorprendente la cantidad de consultas de uso. No lo digo para mal, puesto que en lo personal me llevó muchisimo más tiempo del que me hubiese gustado aprender el inventario de Odoo. Y de eso vengo a hablar en esta entrada, de errores comunes al usar un inventario en el sistema, de sus posibles soluciones funcionales y de por qué es tan complejo de usar.
¿Por qué el inventario de Odoo es dificil de usar?
La facilidad o dificultad en el uso de un sistema ERP radica en dos pilares: complejidad de la operación e interfaz. La interfaz de Odoo no será bonita pero me parece que es sumamente útil y comprensible para la operación normal en un negocio, especialmente cuando se trabaja con mucha gente. Por lo tanto, el problema radica en que la operación es compleja.
Verán, por lo general estamos acostumbrados a pensar que un inventario es algo sencillo, solo un campo de texto donde vamos a escribir la cantidad actual de stock y que luego el sistema por arte de magia descuente dicho stock cuando se produzca una venta. Odoo no funciona así, y menos mal porque entonces no se distinguiría de un ecommerce cualquiera.
En odoo el stock de un producto debe encontrarse en una ubicación física o virtual, dichas ubicaciones pueden ser muchas dependiendo la necesidad del negocio, y tampoco al producirse una venta debe efectivamente descontarse stock, mucho menos desaparecer. Todo se resume en movimientos de inventario.
Movimientos de Inventario
No importa que simplemente cambiemos una cantidad de un producto, la dividamos entre distintas ubicaciones, se produzca una venta o desechemos; en todos los casos siempre se produce un movimiento de inventario aunque no lo estemos viendo. Esto es especialmente útil ya que deja un registro con fecha, hora y usuario del movimiento ocurrido; sin contar que nos permite acceder a todo el sistema de stock para desechar o devolver producto. Por ejemplo, si realizamos una recepción de stock desde una orden de compra, internamente se produce un movimiento de inventario desde la ubicación de nuestro proveedor hacia la ubicación de nuestro negocio. Si se realizó una venta será al revés, desde nuestra ubicación hacia la ubicación del cliente. Además, con cada movimiento tendremos acceso a devolver todos o parte de los productos o incluso desecharlos, sin necesidad de generar un movimiento de descuento que al final terminará ensuciando la base de datos sin sentido. Y, del mismo modo, podremos realizar movimientos internos de inventario. Si tenemos 10 productos en la ubicación A y queremos tener solo 5 y pasar los otros 5 a la ubicación B, no tiene sentido andar generando dos movimientos (uno de descuento y otro de abastecimiento) cuando podremos realizar un movimiento interno. Dicho sea de paso, es una forma muy orgánica de trabajar, ya que garantiza estar verificando que en el depósito físico se mueve el stock de A hacia B, igual que como se genera de forma digital. Entender los movimientos de stock es entender el núcleo del inventario de Odoo.
Cantidad en Mano y Cantidad Prevista
Hay algo que produce confusión en el manejo de stock y es que la cantidad de producto está dividida en dos: A Mano y Prevista. Primero quiero aclarar que la traducción de estos campos no es exacta, A Mano debería ser Disponible y Prevista debería ser Virtual. Dicho esto, cuál es la diferencia y cómo funcionan.
La cantidad A Mano es la cantidad efectiva que se tiene física en el lugar. Ese número aumenta cuando se validan los movimientos de inventario, ya que le estamos diciendo al sistema que ya tenemos la mercadería. La Prevista, en cambio, se suma o resta si los movimientos de stock están reservados. Por ejemplo, si hacemos una orden de compras a nuestro proveedor y la confirmamos, se producirá un movimiento de inventario asociado con el stock solicitado en estado reservado. Vamos a suponer que pedimos 5 de un producto, esos 5 se sumarán a la cantidad Prevista pero la cantidad A Mano seguirá con el valor anterior (por ejemplo, 0), que es la cantidad real en existencias. Al recibir el stock, validamos dicho movimiento y por lo tanto la cantidad A Mano pasará a ser 5, y la prevista seguirá en 5. Del mismo modo, si hacemos una venta hasta que no confirmemos que el producto salió de nuestra ubicación el descuento de stock se producirá en cantidad Prevista y no en cantidad A Mano.
Por eso me gusta pensar la cantidad prevista como la cantidad virtual; virtualmente se tiene más stock si se realizó una compra aun no recibida o menos stock si se realizó una venta aun no despachada. También hay que tener en cuenta que el ecommerce de Odoo funciona por defecto con las cantidades previstas; esto permite vender sin necesidad de tener el stock efectivo aun.
Múltiples Almacenes y Multi-Ubicaciones
Por último, ¿debo usar más de un Almacén? La respuesta es sencilla: solo si se tiene más de una dirección de almacenamiento. Ahí lo mejor es mantenerlo simple y la mayoría de los negocios tienen solo un lugar de deposito, por lo tanto solo un Almacen de Odoo.
¿Qué pasa con las ubicaciones? Depende mucho de la operatoria. Si se quiere tenerlo lo más simple posible, con solo una ubicación está bien, pero asi no se aprovecha la trazabilidad de los productos. En mi experiencia, las configuraciones más comunes son:
- Dos Ubicaciones: Mostrador y Depósito
- Tres Ubicaciones: Recepción, Depósito y Salida
- Dos Ubicaciones: Control de Calidad y Almacenamiento
- N Ubicaciones: Una ubicación especial para cada categoría de producto (muy útil en la industria alimenticia, donde deben mantenerse productos a distintas temperaturas)
- N Ubicaciones: Una Ubicación por Caja de guardado o Estantería (ideal en depositos de baja cantidad de existencias pero muchos productos distintos)
